Postupak prijave za kratkoročnu razmjenu

Postupak prijave kandidata za kratkoročni Rotary kamp je sljedeći: 

1. Zainteresirani kandidat pronalazi Rotary klub (najbolje je da to bude klub koji mu je najbliži mjestu stanovanja) i javlja se Youth Exchange Officeru (YEO) u klubu.
2. Kad klub odluči da će prihvatiti kandidata Youth Exchange Officer (YEO) kluba traži da kandidat popuni i preda slijedeće dokumente (obrasci dokumenata su na dnu pod Linkovi):
   1. Prijavnica kandidata za kratkoročnu razmjenu
   2. STEP aplikacija
   3. Motivacijsko pismo
   4. Kopija svjedodžbe od prethodnog razreda (samo za srednjoškolce)
   5. Fotografija kandidata (JPG)
   6. Potpisana GDPR privola
3. Prijave za program kratkoročne razmjene traju od 11.12.2023. do 04.01.2024. godine.
4. U tom periodu, YEO prijavljuje kandidata na ovoj web stranici pod YE Camps - Prijave| {Tekuća godina} | Dodaj kandidata. Nakon što su uneseni osnovni podaci i pritiskom na Dodaj kandidata otvara se stranica Detalji kandidata na kojoj YEO dodaje (Browse) skenirana popunjena četiri dokumenta iz točke 2 i fotografiju kandidata. Svaki kandidat je prilikom prijave dužan priložiti i strukturirano motivacijsko pismo na hrvatskom jeziku, unutar kojega će odgovoriti na sva pitanja iz dokumenta: Motivacijsko pismo - Upute (vidi dolje pod Linkovi).
5. Nakon završetka perioda prijava, Odbor za razmjenu mladih (u nastavku:Odbor) boduje sve pristigle prijave, motivacijska pisma i ocjene kandidata, kreira rang listu kandidata i objavljuje je na ovoj web stranici pod Kandidati. Način bodovanja objašnjen je dolje pod naslovom Distribucija bodova
6. Neuredno, nepotpuno i nepravovremeno poslane prijave te rukom popunjeni formulari neće se uzimati u obzir jer ih neće prihvatiti ni organizatori kampova. Kasnije ispravljene prijave tretirati će se kao naknadno pristigle prijave.
7. Za program kratkoročne razmjene može se prijaviti neograničen broj kandidata iz svakog kluba, a oni s većim brojem bodova imaju prednost u slučaju da se za pojedini kamp prijavi više kandidata.
8. U slučaju da se za neki kamp javi dva ili više kandidata s istim brojem bodova prednost ima kandidat čija je prijava ranije unesena.
9. Pozivi u kampove počinju u naš District pristizati od druge polovice siječnja pa sve do kraja travnja. Čim stigne neki poziv u novi kamp, Odbor ga odmah unosi na ovu web stranicu pod Kampovi, a svi prijavljeni kandidati i njihovi YEO biti će automatski emailom obavješteni o svakom novom ponuđenom kampu. U rubrici Kampovi mže se stalno pratiti koji su kampovi popunjeni (označeni crvenim). Jako je važno da kandidat i YEO pažljivo pročitaju cijelu brošuru tj. pozivnicu kampa, te posebno obrate pažnju na:  A) dobnu granicu koju definira organizator kampa,   B) iznos kotizacije koju kamp traži da kandidati uplate (neki kampovi traže kotizaciju, a neki ne),  C)  termin održavanja kampa,  D) da li postoje neki drugi uvjeti i kriteriji koje kamp traži da budu ispunjeni od strane kandidat,  E) traži li organizator kampa da kandidat ima neko dodatno osiguranje osim uobičajenog koje je propisano od strane Rotary Internationala itd.
10. Ako je kandidat zainteresiran za pojedini pristigli kamp i zadovoljava sve uvjete mora što prije obavijestiti svog YEO da ga on prijavi u odabrani kamp na ovoj web stranici, pod Kampovi, pritiskom na odabrani kamp. Za maloljetne kandidate YEO je dužan provjeriti s njihovim roditeljima imaju li suglasnost za odlazak u kampove.
11. Za svaki novi kamp mogućnost prijave biti će otvorena dva dana od objave kampa, osim u slučajevima kad je za neki kamp izuzetno veliki interes iz ostalih zemalja te će se tada vrijeme prijave skratiti na jedan dan kako ne bi bio popunjen prije nego naš distrikt kandidira svog učesnika.
12. Kandidat se istovremeno može prijaviti samo u jedan kamp, a tek ukoliko dobije negativan odgovor iz kampa u koji je poslana njegova aplikacijase prijavio, kandidat se ima pravo prijaviti na sljedeći kamp
13. U slučaju da se u pojedini kamp u prva dva dana ne prijavi nitko od kandidata, Odbor će produžiti rok prijave i tako sve ko krajnjeg datuma prijave određenog od strane organizatora kampa..
14. Ukoliko nakon kraja objavljenog perioda prijava broj prijavljenih kandidata bude manji od broja ponuđenih mjesta u kampovima, uzet će se u obzir i prijave nakon 04.01.2024. kao naknadne prijave. Naknadne, odnosno zakašnjele prijave će u trenutku objavljivanja na rang listi zauzeti zadnje mjesto.
15. Odbor šalje aplikaciju kandidata u odabrani kamp i, nakon dobivanja odgovora iz kampa, isti prosljeđuje kandidatu i njegovom YEO.
16. Ako kandidat dobije pozitivan odgovor iz odabranog kampa, Odbor ga povezuje s organizatorima kampa kako bi nadalje direktno komunicirali o detaljima sudjelovanja.
17. U roku od 14 dana od dobivanja pozitivnog odgovora iz kampa kandidat je obavezan uplatiti kotizaciju Distriktu 1913 za sudjelovanje na kratkoročnoj razmjeni. Kotizacija za sezonu 2024. iznosi 100 Eur. Uplata se vrši na račun Rotary Districta 1913: HR4123900011101058743 (svrha plaćanja: YE), ali tek nakon što kandidat dobije potvrdu da je primljen u kamp.
18. Prema Rotary International pravilima, obavezno je da svaki sudionik bilo kojeg Rotary kampa uplati osiguranje prije odlaska i pošalje Odboru i organizatoru kampa dokaz o plaćenoj polici osiguranja. Uobičajena je slijedeća kombinacija: 1. Putno zdravstveno osiguranje, 2. Dodatno osiguranje od nezgode uz putno zdravstveno osiguranje, 3. Osiguranje privatne odgovornosti uz putno zdravstveno osiguranje. Neki organizatori kampova traže drugačija osiguranja te je potrebno pažljivo pročitati sve uvjete prije prijave u kamp.
19. Svi sudionici kratkoročnih Rotary kampova dužni su, u roku od 30 dana od povratka iz kampa, napisati izvještaj ili napraviti prezentaciju o svom boravku u kampu, impresijama i iskustvima, te iste potkrijepiti fotografijama. Prezentacije poslati na email kluba koji kandidirao učesnika razmjene. Ukoliko netko od sudionika kampova ne izvrši ovu obavezu neće imati mogućnost prijave za programe razmjena iduće godine.
20. Kandidat koji je u bilo kojoj od prethodnih godina sudjelovao u Rotary razmjenama i bio prijevremeno vraćen svojom krivnjom s bilo koje vrste od razmjena u organizaciji Rotary Internationala ili je za njega/nju dobivena loša, negativna ili nezadovoljavajuća ocjena, nema pravo ponovne prijave za bilo koji od programa razmjene mladih u  Distriktu 1913.
21. Klubovi koji nisu podmirili svoje financijske obveze prema Rotary Internationalu ili Rotary Distriktu 1913 nemaju pravo prijave kandidata na program kratkoročne razmjene.

Distribucija bodova (MAX: 65 bodova)

• Sudjeluje li kandidat prvi put u kratkoročnoj Rotary razmjeni? 15
• Jesu li roditelji voljni, u slučaju potrebe, primiti sudionike hrvatskih Rotary kampova? 10
• Je li kandidat član Interact, Rotaract ili Rotex kluba? 10
• Ocjena motivacijskog pisma: max 30